A cobrança das mensalidades escolares é uma prática comum e necessária para o funcionamento das instituições de ensino. No entanto, é importante que essa cobrança seja feita de forma transparente e em conformidade com a Lei 9.870/99, que trata dos aspectos legais relacionados a essa questão.

De acordo com a Lei, a cobrança das mensalidades escolares deve seguir algumas diretrizes fundamentais. A escola deve fornecer aos pais ou responsáveis um contrato de prestação de serviços educacionais, contendo informações claras e precisas sobre o valor da mensalidade, o período de sua validade, a forma de pagamento, os reajustes anuais, entre outros detalhes pertinentes.

A Lei 9.870/99 também estabelece que, em caso de inadimplência por parte dos pais ou responsáveis, a escola pode adotar medidas legais para a recuperação dos valores devidos. No entanto, a instituição de ensino não pode impor sanções pedagógicas ao aluno, como a sua proibição de frequentar as aulas ou a aplicação de provas ou testes.

É fundamental que as escolas estejam atentas às disposições da Lei 9.870/99 e cumpram rigorosamente suas determinações. A transparência nas cobranças das mensalidades escolares e o respeito aos direitos dos pais ou responsáveis são aspectos essenciais para uma relação saudável e equilibrada entre a instituição de ensino e a comunidade escolar.

Aqui está um checklist que o setor de cobranças da escola pode seguir para auxiliar na recuperação das mensalidades escolares em atraso:

1. Manter registros atualizados: Mantenha um registro detalhado das mensalidades em atraso, incluindo datas de vencimento, valores devidos e histórico de comunicação com os pais ou responsáveis. Isso ajudará a acompanhar o progresso das cobranças e tomar as medidas adequadas.

2. Envio de lembretes: Envie lembretes por e-mail, mensagem de texto ou correspondência física, informando os pais ou responsáveis sobre as mensalidades em atraso. Certifique-se de que essas comunicações sejam claras, corteses e forneçam todas as informações relevantes, como valores, datas e opções de pagamento.

3. Oferecer opções de pagamento: Ofereça opções de pagamento flexíveis, como parcelamento da dívida, para ajudar os pais ou responsáveis a quitarem as mensalidades em atraso. Mostre-se aberto a negociações e esteja disposto a encontrar soluções que sejam viáveis para ambas as partes.

4. Realizar contatos telefônicos: Entre em contato diretamente com os pais ou responsáveis por telefone para discutir as mensalidades em atraso. Essas conversas devem ser conduzidas de maneira respeitosa e profissional, buscando entender as dificuldades financeiras e oferecer orientações sobre as opções de pagamento disponíveis.

5. Notificação formal: Se as tentativas de contato e acordo não surtirem efeito, envie uma notificação formal por escrito para os pais ou responsáveis, informando sobre as mensalidades em atraso e as possíveis medidas legais que poderão ser adotadas se o pagamento não for regularizado dentro de um prazo determinado.

6. Acordo de pagamento: Caso haja interesse por parte dos pais ou responsáveis em regularizar a situação, estabeleça um acordo de pagamento por escrito, detalhando os valores, prazos e condições para quitação das mensalidades em atraso. Certifique-se de que ambas as partes estejam de acordo e assinem o documento.

7. Ações legais: Se todas as tentativas de acordo e negociação falharem, e a dívida continuar em aberto, a escola pode buscar medidas legais para a recuperação dos valores devidos. É essencial consultar um profissional do direito para orientação sobre as ações legais adequadas e as exigências específicas do sistema jurídico do país.

8. Comunicação clara: Mantenha uma comunicação clara e consistente com os pais ou responsáveis em todas as etapas do processo de cobrança. Certifique-se de explicar os procedimentos, esclarecer dúvidas e fornecer informações atualizadas sobre a situação financeira.

9. Manter a confidencialidade: É importante manter a confidencialidade das informações financeiras dos pais ou responsáveis. Certifique-se de adotar medidas de segurança adequadas para proteger os dados pessoais dos envolvidos no processo de cobrança.

10. Atualização das políticas: Monitore regularmente as políticas de cobrança da escola e faça ajustes conforme necessário. Esteja atualizado em relação às legislações e regulamentações pertinentes, para garantir que as práticas de cobrança estejam em conformidade com as leis vigentes.

11. Treinamento da equipe: Forneça treinamento adequado à equipe responsável pelas cobranças, para que estejam familiarizados com as diretrizes legais e saibam como lidar com situações delicadas. Capacite-os para que possam agir com empatia, profissionalismo e eficiência ao lidar com os pais ou responsáveis.

12. Monitoramento e relatórios: Mantenha um monitoramento regular das cobranças em andamento e acompanhe os resultados. Crie relatórios periódicos para avaliar o desempenho do setor de cobranças e identificar áreas de melhoria ou possíveis problemas.

13. Atendimento ao cliente: Mantenha um atendimento ao cliente eficiente e disponível para esclarecer dúvidas e fornecer suporte aos pais ou responsáveis durante o processo de cobrança. Certifique-se de que os canais de comunicação estejam acessíveis e que as respostas sejam fornecidas de forma oportuna.

14. Acompanhamento do pós pagamento: Após o pagamento das mensalidades em atraso, acompanhe a situação financeira dos pais ou responsáveis, para evitar novos atrasos e manter uma relação de confiança. Esteja preparado para fornecer informações sobre futuros reajustes nas mensalidades ou responder a outras questões relacionadas às cobranças.

15. Revisão e melhoria contínua: Realize revisões periódicas das práticas de cobrança da escola e busque maneiras de melhorar o processo. A partir do feedback dos pais ou responsáveis e da equipe interna, implemente ajustes e aprimoramentos para aperfeiçoar a eficiência e a eficácia das cobranças.

Lembrando que cada escola pode ter particularidades e necessidades específicas em relação às cobranças de mensalidades escolares. Portanto, é importante adaptar esse checklist de acordo com as circunstâncias e regulamentações aplicáveis a cada instituição.